Как грамотно использовать эйчар-аналитику

Рассказываем про основы эйчар-аналитики и ее результативное внедрение в ваш бизнес. Спойлер: вероятно вы ее уже используете, мы расскажем как делать это еще эффективнее.

По данным «Хэдхантера», крупные корпорации активно открывают вакансии эйчар-аналитиков. В компаниях поменьше не всегда можно увидеть такую должность. Но значит ли это, что они не используют эйчар-аналитику в работе? На самом деле, судя по резюме, с ней сталкивались 76% соискателей на должности в сфере работы с персоналом, даже при работе в других эйчар-направлениях. В 2022 году как минимум 22% вакансий содержали требования к навыкам аналитики. А средний заработок эйчара, владеющего аналитическими навыками, на 27% выше средних зарплат в этой сфере. 

Статистика дает понимание, что специалисту в сфере этот скил прокачивать необходимо. Но более важный вопрос — для чего нужна аналитика компании и почему спрос на специалистов с этим навыком растет?

Зачем компании нужна эйчар-аналитика 

Эйчар-аналитика — это анализ задач и решений в бизнес-процессах, связанных с человеческим ресурсом компании. Основная цель — совершенствование процессов управления персоналом. А более глобально — оптимизация работы компании и ее развитие. 

Что делает эйчар-аналитик

  • Определяет причины нарушения бизнес-процессов.
  • Выявляет связи между процессами в компании.
  • Определяет перечень статистических данных, собирает и анализирует их.
  • Подготавливает отчеты на основе собранных данных.
  • Внедряет системы автоматизации.
  • Составляет прогнозы.
  • Презентует отчеты руководству компании.
  • Контролирует результаты.

Основные задачи

  • Прогнозирование потребности в персонале — оценить текучесть кадров, учесть темпы роста бизнеса.
  • Оценка и оптимизация качества подбора персонала — проанализировать вероятность и причины увольнения сотрудника во время испытательного срока, составить алгоритм подбора подходящего кандидата.
  • Прогнозирование и управление фондом оплаты труда — оценка зарплаты и соцпакета сотрудников с учетом рынка труда и зарплат конкурентов.
  • Оценка эффективности работы персонала — отслеживать KPI, время присутствия сотрудника на рабочем месте, корректировать планы, выявлять наиболее эффективных и перспективных специалистов.
  • Удержание персонала — анализировать лояльность и вовлеченность сотрудников, прогнозировать вероятность увольнения ценных кадров, выявлять причины текучести персонала.

Чем эйчар-аналитика помогает бизнесу

Конечный продукт — отчеты, которые помогают решить проблемы, оптимизировать бизнес-процессы компании в целом, а не только в сфере работы персонала.
Благодаря эйчар-аналитике, компания:

  • экономит финансовые средства с помощью грамотного распределения зарплатного фонда, оптимизации найма, обучения и мотивации сотрудников;
  • увеличивает эффективность персонала с помощью оценки процессов и результатов работы, индивидуального подхода к удовлетворенности и вовлеченности сотрудника, привлечения и удержания нужных и ценных кадров;
  • снижает риски благодаря прогнозированию будущих проблем с кадрами;
  • увеличивает доходы, так как рост компании идет в ногу с планированием по расширению штата и расходов на сотрудников, их грамотным отбором и мотивацией.

Возможно, в вашем штате нет эйчар-аналитика, но теперь вы знаете, что, когда вы нанимали персонал, определяли уровень заработной платы, выстраивали систему мотивации, использовались аналитические навыки. 

Если компания занимает стабильное положение на рынке, руководство устраивает это положение и нет необходимости в развитии, то возможно, серьезная аналитика и не понадобится. Но если компания хочет расти и развиваться, то это необходимый элемент системы.

Как определить приоритеты для внедрения эйчар-аналитики

Аналитика помогает компании на всех уровнях развития. Но у нее есть один недостаток — из-за неграмотного внедрения можно получить погрешности и ошибки, а что еще хуже — в таком случае затраты на нее могут превзойти ожидаемую экономию. Поэтому для эйчар-аналитики лучше нанимать профессионалов. Но не все компании могут позволить себе нанять узкоспециализированного сотрудника, а тем более целую команду. Поэтому расскажем, как вникнуть в процессы аналитики и верно расставить приоритеты.

Для того чтобы провести эйчар-аналитику, определите по порядку:

  1. какие есть проблемы в компании и какие процессы требуют улучшения,
  2. какие ресурсы вы готовы подключить и какие решения принять,
  3. какие решения нужно подкрепить аналитикой.

Что можно улучшить

Чаще всего аналитику внедряют в двух ситуациях:

  1. в компании существенно меняются ценности и структура,
  2. возникает проблема управления персоналом.

Каждый из перечисленных эйчар-процессов при анализе будет структурироваться и состоять из целой системы подпроцессов. Например, развитие персонала разбиваем на этапы:

  • обучение,
  • оценка квалифицированности,
  • переобучение,
  • повышение квалификации,
  • продвижение на более высокую должность.

Чтобы выделить приоритетные процессы для эйчар-аналитики, выявите, в каких есть проблема, определите критичность и важность принимаемых решений в этой области. А еще оцените возможность эффективного решения.  Но и это еще не все. Аналитика — про цифры и отчеты. Для анализа проблемы и подготовки ее решения нужны четкие показатели. В этом помогают эйчар-метрики — показатели и коэффициенты, которые отражают состояние компании, и о которых сейчас узнаем больше.

Как проанализировать

Не существует единого набора показателей аналитики для каждой компании, и нельзя использовать сразу все показатели только ради отчетов. В различных отраслях метрики будут разными. Это зависит от специфики предприятия. 

Например, в общепите зачастую повышается показатель текучести персонала в зависимости от сезонности. Это происходит, потому что студенты, которые пришли на летнюю подработку, увольняются и возвращаются к учебе. И это нормально, оценка такого показателя будет бессмысленной тратой ресурсов: времени и денег. В то время как в большинстве других компаний такая текучка станет тревожным знаком.

Перечислить все показатели не получится, и все же приведем универсальный набор эйчар-метрик, которые использует большинство компаний. Помните: главное — использовать их осознанно и рационально.

Для решения проблем найма персонала необходимо оценить:

  • Текучесть кадров. Благодаря этому показателю эйчары и руководители понимают, какие должности и обязанности нужно пересмотреть. А ещЕ текучесть может отображать удовлетворенность сотрудников местом работы.
  • Стоимость текучки кадров. На примере ранее мы поняли, что даже высокая текучесть персонала может быть нормой для компании. Но стоимость текучки позволяет понять, когда показатель выходит за пределы нормы. Здесь специалист оценивает, сколько денег уходит на поиск, адаптацию и обучение кандидата. И если постоянная смена сотрудников не окупает их роль в компании, точно можно бить тревогу. 
  • Стоимость закрытия вакансии тоже можно включить в эту метрику, ведь размещение вакансий и проведение собеседований тоже требует денежных ресурсов.
  • Время закрытия вакансии немаловажно, оно тоже влияет на стоимость, не забудьте заложить его в формулу расчета бюджета.

Не забывайте про эйчар-метрики для оценки эффективности работы с текущим персоналом:

  • Срок пребывания работника в должности. Этот показатель поможет вникнуть сразу в 2 проблемы: увольнение персонала и застой сотрудников на должностях. А с помощью эйчар-аналитики можно определить, как удержать ценных людей, дать им толчок к развитию и продвижению по карьерной лестнице. Грамотно распределить кадры.
  • Лояльность, вовлеченность, удовлетворенность условиями работы. На этом этапе важно собрать обратную связь. Можно включить удовлетворенность доходом, количество внеурочных часов работы, уровень абсентеизма.
  • Соотношение заработной платы труда условиям рынка. Даже если сотрудник неудовлетворен своим доходом, не означает, что нужно повысить ему зарплату. Грамотная оценка условий рынка и конкурентов поможет найти решение — для этого аналитика использует внешние показатели.
  • Возрастные и половые категории персонала. Для того чтобы верно выстраивать корпоративную культуру и знать потребности своих сотрудников, нужно понимать, какая аудитория сотрудников собралась в компании. А также это стоит обозначить для составления вакансий и отбора персонала, ведь важно, чтобы коллеги были «на одной волне».

Наметив, какие показатели эйчар-аналитики вы будете использовать, вы поймете, на каких проблемах стоит заострить внимание.

Например, объединенная компания «Евросеть/Связной» регулярно обучает не только новичков, но и опытных сотрудников. Сначала новички проходят 17-дневную стажировку, после чего становятся продавцами. Для опытных сотрудников проводят глобальное (когда меняется торговая линейка или выходит новый продукт) и целевое обучение (на основе бизнес-показателя, который нужно усовершенствовать). Руководители крупных сетей не имеют возможности лично обучать или наблюдать за процессом обучения. Поэтому эффективность процесса отслеживают с помощью эйчар-метрик. Для эффективности каждой программы измеряют результаты — для лучшей наглядности до и после обучения. Так, при проведении целевого обучения по клиентскому сервису в июне компания сравнивала майские и июльские продажи, а также разницу в продажах обученных и необученных сотрудников. А помимо повышения продаж, качественная работа с программами обучения помогает ввести в постоянный штат на долгое время больше половины стажеров.

Что ещё нужно знать и можно использовать для внедрения эйчар-аналитики

Есть 4 уровня аналитики:

Не все виды эйчар-аналитики доступны любой компании, а главное — не все необходимы. Здесь тоже важно расставить приоритеты и оценить свои возможности. В этом помогут инструменты, которые необходимы на различных уровнях анализа:

  • Корпоративные информационные системы, которые содержат всю информацию о бизнес-процессах компании.
  • Опросы и исследования среди сотрудников — позволяют получить индивидуальную и иногда более правдивую информацию о процессах в компании, которую не смогут дать обобщенные системы правил и обязанностей.
  • Платформы для поиска сотрудников, АТС-системы — с помощью них можно получить данные об эффективности рекрутинга, а также оценить рейтинг и репутацию компании на рынке труда.
  • «Эксель»и «Гугл-таблицы» позволяют создавать отчеты и сравнивать показатели. Кстати, по исследованию «Хэдхантера», почти половина опрошенных эйчаров — 46% — все еще используют именно эти инструменты в работе. Но это неудивительно, ведь на базовом уровне — дескриптивном — это отличные помощники, а этот вид эйчар-аналитики использует большинство компаний на рынке.
  • Языки программирования — ими владеет не каждый специалист, использующий в работе эйчар-аналитику, они помогают обрабатывать большой объем информации и визуализировать ее — в этом небольшие компании зачастую просто не нуждаются.
  • Искусственные нейронные сети — такой дорогостоящий инструмент обычно доступен только для крупных компаний и необходим лишь на стратегическом уровне аналитики.

Именно человеческий фактор может сделать аналитику неэффективной и затратной. Теперь, когда понятно, что нужно учесть, чтобы этого не произошло, можно перейти к внедрению аналитики.

Чек-лист по внедрению эйчар-аналитики

1. Найдите проблему и поставьте цель

Определите, какие бизнес-процессы «проседают». 

Задайте вопрос:

  • Что сейчас работает плохо? 

Убедитесь, что показатели действительно плохо влияют на развитие компании и не зависят от естественных факторов.

  • Что из этого хуже влияет на развитие компании?
  • Могу ли я это изменить?

2. Проведите оценку процессов с помощью базовых метрик. Отследите их изменения.

Пример: в логистическую компанию на должность менеджера по продажам за год пришло 20 новых сотрудников. Из них к концу года осталось только 10. Удержание сотрудников составило лишь 50%.

Пришлось нанимать новых сотрудников: затраты на привлечение сотрудников, проведение собеседований, обучение серьезно ударили по бюджету компании. При этом план на год не был выполнен из-за отсутствия постоянного персонала на половине рабочих мест в отделе. 

3. Наймите экспертов или привлеките к процессу уже имеющийся рабочий потенциал. Это могут быть не только эйчары, но и ИТ-специалисты и руководители отделов.

4. Стройте прогнозы

Что будет, если не решить эту проблему?

Поймете, почему задача в приоритете и какие риски для компании в случае усугубления ситуации.

Пример: сейчас продажи по сравнению с прошлым годом упали на 20%. Если не решить задачу удовлетворенности менеджеров рабочим местом, то продажи упадут ещё больше, а компания не будет успевать нанимать и обучать сотрудников. Это наиболее важная проблема для компании, так как она влияет на выручку.

5. Определите причины

Почему так произошло?

Для выявления причин определите, какими источниками данных будете пользоваться.

Пример: для выявления причин текучести, специалисты компании провели анализ зарплат на рынке труда в сфере продаж в логистике, опрос среди текущих сотрудников и опрос ожиданий новых сотрудников. Зарплата соответствовала рынку, потребностям сотрудников и ожиданиям кандидатов. Но по опросу стало понятно, что в 90% случаев сотрудников не удовлетворяет количество переработок и отсутствие корпоративной культуры.

6. Найдите способы и инструменты, которые сможете применить в анализе и решении проблемы

Даже в самой серьезной ситуации нельзя использовать непосильные для компании ресурсы. Можно начать с бесплатных программ или тех, что уже используются в компании или лучше всего интегрируются с уже внедренными системами.

Пример: для анализа и поиска решения проблемы текучки менеджеров компания подключила собственные отделы эйчар и ИТ. Команда по работе с персоналом составила в таблицу «Эксель» с графиком сотрудников, где были видны все переработки. А также добавила в таблицы данные по распорядку дня, перерывам сотрудников и проводимым в течение года командообразованиям. ИТ-отдел визуализировал данные и перевел их в наглядные графики для руководства.

7. Найдите решение

Все полученные в результате анализа данные воспринимайте как руководство к действию.

Пример: после анализа данных эйчар-специалисты совместно с руководителями отделов продумали более гибкий и свободный график для сотрудников. Менеджеры могли регулировать время работы, чтобы сменять друг друга и не было необходимости каждодневной переработки. В распорядок дня были внесены совместные 10-минутки на кофе и планерки для обсуждения положительных результатов сотрудников. А на год были распланированы 2 командообразования в виде тренингов и 2 корпоратива.

8. Продумайте препятствия

Есть вероятность, что не все пойдет так гладко, как запланировано. Учитывайте, что, скорее всего, план придется корректировать из-за изменений обстоятельств или даже сопротивления сотрудников.

Пример: план отлично работает на действующих сотрудниках. Но не все новички разделяют ценности коллектива и готовы подстраиваться под новый график. Стало понятно, что нужно внедрить новую систему найма. На этапе отбора кандидатов устранять кадры, которые не соответствуют корпоративной культуре компании.

9. Оценивайте результативность принятых решений и регулярно отслеживайте базовые показатели

Не прерывайте процесс эйчар-аналитики, дополняйте отчеты новыми данными, сравнивайте прошлые и новые результаты, регулируйте процесс решения проблемы в зависимости от новых обстоятельств, отслеживайте прогресс в динамике.

Самые важные тезисы

  • Эйчар-аналитика — про отчеты и цифры, а работу с персоналом проводят люди.
  • Бесконтрольное и бессистемное введение аналитики в жизнь компании может нанести финансовый ущерб.
  • Даже если в компании нет должности эйчар-аналитика, взять на себя задачу должны люди с такими навыками. Для такой сложной задачи лучше привлекать экспертов.
  • Эйчар-аналитика — важный скил для сотрудников, а для компаний — инструмент для развития и принятия управленческих решений.

Внедрять эйчар-аналитику — верное решение. Ведь она влияет на человеческий ресурс компании и повышает ее потенциал. Как и наши бизнес-инструменты, которые тоже стали неотъемлемой частью системы современных компаний. Вы можете выбрать индивидуальное решение для своей компании, а наши сотрудники уже готовы вам в этом помочь.

Loading

Команда проекта
Екатерина Самойлова
Автор
Написала статью
Дарья Акимова
Редактор
Подготовила релиз

Истории успеха

Обсудим ваш проект?

Оставьте контакты, и наши специалисты бесплатно дадут профессиональные рекомендации по запуску программы лояльности, кафетерия льгот, мотивационной программы или промоакции для вашей компании.
Алена Лисякова
Руководитель проектов